档案馆印章使用管理办法

（2025年修订）

第一章 总则

第一条 为规范档案馆印章使用和管理，维护印章的权威性和严肃性，确保用印合法、合规，根据《哈尔滨工业大学（深圳）印章管理办法》（哈工大（深圳）办〔2021〕51号）、《哈尔滨工业大学（深圳）校级印章使用管理实施细则》（哈工大（深圳）办〔2021〕52号）等有关规定，制定本管理办法。

第二条 本办法适用于“哈尔滨工业大学（深圳）档案馆”（以下简称“部门印章”）和“哈尔滨工业大学（深圳）档案馆档案证明专用章”（以下简称“证明专用章”）。

第三条 部门印章和证明专用章由部门负责人指定专人负责使用和管理。

第二章 使用范围

第四条 部门印章的使用范围包括：

（一）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案馆”名义办理的公文，包括但不限于向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告等，向校外单位发送的函件，以及在校内发布的文件等；

（二）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案馆”名义颁发的证书等；

（三）在档案馆业务范围内，以“哈尔滨工业大学（深圳）档案馆”名义办理的业务文件等；

（四）依照上级部门或校内相关单位规定、要求，经部门负责人审定，需要使用印章的其他文件和材料。

第五条 证明专用章使用范围包括：

（一）档案馆出具的档案复制件；

（二）档案馆如实描述档案信息出具的证明；

（三）依照上级部门或校内相关单位规定、要求，经部门负责人审定，需要使用印章的其他文件和材料。

第三章 使用审批程序

第六条 部门印章和证明专用章的使用应遵循“分类授权”和“逐级审批”原则。

（一）部门综合性、整体性工作和重大事项，不做授权，必须严格遵循“一事一报”的逐级审批原则，由申请人填写《档案馆用印审批单》（附件1），经部门负责人审批后，方可用印。

（二）部门例行业务性工作事项可做授权。各业务负责人在日常工作中长期存在的，需大量使用部门印章和证明专用章的事项及相关材料，经部门负责人授权，用印材料可由各业务负责人审批用印。

部门例行业务性工作事项的授权，由业务负责人结合工作实际，整理归纳本业务范围内需授权的清单，填写《档案馆用印审批授权书》（附件2），经部门负责人同意，报部门印章管理人员备案。

第七条 部门印章管理人员根据部门负责人的最新授权决定，对授权事项进行动态调整。

第八条 申请使用部门印章和证明专用章，须由业务负责人提出用印申请，经部门负责人审批。如相关业务已授权的，按所授权的权限进行用印。

第九条 印章的使用申请，均应通过填写《档案馆用印审批单》提请审批，由印章管理人员审核后用印。

第十条 印章管理人应做好印章使用登记工作，并定期整理报校区办公室备案。

第四章 使用规范

第十一条 印章管理人员使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。

用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。页数较多的资料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。

第十二条 印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并在原材料上已盖章处写明“作废”，统一作销毁处理。

第十三条 已盖章的材料，因实质内容修改需重新用印的，须重新提交用印申请。

第十四条 需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封封口处。

第十五条 文件用印需持完整资料，仅持盖章页和盖章页是空白的不予用印。

第十六条 严禁在空白介绍性、证明文件、单据、证件或纸张上加盖印章。

第五章 附则

第十七条 本办法由档案馆负责解释。

      第十八条 本办法自公布之日起实施。

档案馆用印流程图