档案与校史馆印章使用实施细则

第一章  总则

第一条 为规范档案与校史馆印章使用和管理，维护印章的权威性和严肃性，确保用印合法、合规，根据《哈尔滨工业大学（深圳）印章管理办法》（哈工大（深圳）办〔2021〕51号）、《哈尔滨工业大学（深圳）校级印章使用管理实施细则》（哈工大（深圳）办〔2021〕52号）等有关规定，制定本实施细则。

第二条 本细则适用于哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆印章（以下简称“档案与校史馆印章”）和哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆档案证明专用章（以下简称“档案证明专用章”）。

第三条 档案与校史馆印章和档案证明专用章由部门负责人指定专人负责使用和管理。

第二章  使用范围

第四条 档案与校史馆印章的使用范围包括：

（一）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆”名义办理的公文，包括但不限于向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告等，向校外单位发送的函件，以及在校内发布的文件等；

（二）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆”名义签署的合同、协议、意向书、备忘录中，根据双方的商洽约定，必须使用档案与校史馆印章的；

（三）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆”名义颁发的证书等；

（四）以“哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆”名义向校内外各单位发送的文件材料等；

（五）在档案与校史馆业务范围内，以“哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆”名义办理的业务文件等；

（六）依照上级部门或校内相关单位规定和要求，经部门负责人审定，需要使用印章的其他文件和材料。

第五条 档案证明专用章使用范围为，经过部门负责人批准，需加盖档案证明专用章的学生档案存档证明、档案部门出具的档案复制件等文件和材料。

第三章  使用审批程序

第六条 档案与校史馆印章和档案证明专用章使用遵循“分类授权”和“逐级审批”原则。

（一）档案与校史馆重要事项、决策、项目安排，不做授权，需凭部门负责人签署的用印审批单（附件1），方可用印。

（二）档案与校史馆日常业务性工作可授权。由部门负责人授权，用印材料可由各业务负责人审批用印。部门日常业务性工作的授权，由各业务负责人整理归纳各自业务范围内建议授权清单，填写《档案与校史馆用印审批授权书》（附件2），经部门负责人同意，按授权实施。

第七条 各业务负责人应及时整理各业务授权事项，报部门印章管理人员备案。部门印章管理人员根据部门负责人的最新授权决定，对授权事项进行动态调整。

第八条 申请使用档案与校史馆印章或档案证明专用章，须由业务负责人提出用印申请，经部门负责人审批。如相关业务已授权的，按所授权的权限进行用印。

第九条 所有用印的使用申请，均应通过档案与校史馆用印审批单进行申请，由印章管理人员收取用印审批单，并定期整理报校区办公室备案。

第四章  使用规范

第十条 印章管理人员使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。

用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。页数较多的合同或申请书等需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。

第十一条 印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并在原材料上已盖章处写明“作废”，统一作销毁处理。

第十二条  已盖章的材料，因实质内容修改需重新用印的，须重新提交用印申请。

第十三条  需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封封口处。

第十四条  文件用印需持完整资料，仅持盖章页和盖章页是空白的不予用印。

第十五条  严禁在空白介绍性、证明文件、单据、证件等纸张上加盖处印。

第五章  附  则

第十六条 本细则由哈尔滨工业大学（深圳）档案与校史馆负责解释。

      第十七条 本细则自公布之日起实施。

档案与校史馆用印流程图