档案与校史馆关于移交2022年及以往归档资料的通知

校区各部、处、直属单位、学院、研究院：

根据《哈尔滨工业大学（深圳）档案管理办法》（哈工大<深圳>〔2019〕66号）要求，请各单位将办理完毕的、具有查考保存价值的各类归档资料收集齐全，按要求整理移交档案与校史馆（以下简称档案部门）。现将归档有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）时间范围

各单位在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的，对校区及社会有保存利用价值的各种文字、图表、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录（以下简称归档资料）。本次归档资料的时间范围为：

1.2022年以前应归未归的归档资料；

2.2022年1月1日至2022年12月31日期间形成的归档资料。

（二）内容范围

请各单位根据自身工作实际，参照《哈尔滨工业大学（深圳）归档材料范围指引（2023年4月修订）》（附件1）将产生的各类资料悉数归档。各单位认为有保存价值的资料均可报档案部门归档，由档案部门负责归档资料的鉴定工作。

（三）类型范围

包括但不限于纸质文件材料、电子文件、图表、实物（如获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗）等。

二、归档流程

（一）各单位经办人分别将归档资料及归档目录（见附件2）交本单位兼职档案员；

（二）各单位兼职档案员负责核对、梳理、汇总本单位归档资料，并汇总形成本单位归档目录（附件2），移交档案部门；

（三）档案部门对上述归档资料进行核对后，完成移交手续（归档目录原件由档案部门保存，复印件加盖档案部门业务专用章交兼职档案员留存）；

（四）档案部门对归档资料进行整理立卷、鉴定、制定保管期限、组卷、著录、扫描上架等工作。

三、归档要求

（一）归档资料整理要求

1.党群档案、行政档案、外事档案

（1）一般文件材料按其形成年度归档；

（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

（3）跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；

（4）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的后一个年度；

（5）跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度。

2.教学档案

（1）一般文件材料按其形成年度归档；

（2）学生成绩、学籍档案，归入毕业年度；

（3）学位材料（如有）归入授予学位年度。

3.科研档案

（1）科研项目按照要求报科学技术处归档，由科学技术处统一交档案部门归档；

（2）其他类别科研档案按其形成年度归档。

4.基本建设档案

按照竣工验收年度归档。

5.仪器设备档案

按照有关规定归档，详见《哈尔滨工业大学（深圳）关于20万元（含）以上科研经费类设备资料归档工作的通知》（哈工大<深圳>〔2019〕71号）。

6、会计档案

按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他类分年度立卷归档。

7.招投标采购档案

招投标采购类档案按项目归档，项目属于设备采购的，相关招采资料归入采购档案，设备档案目录中予以备注，无需重复归档。

8.实物档案

校区师生在职务活动中以个人或集体名义获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册；公务活动中获赠的纪念品；上级领导及知名人士的题词字画等；校区自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等有保存价值的实物。移交时需要标明事由（事件）及时间。如20120606南京航空航天大学赠送“万紫千红”南京云锦一副。

9.电子文件档案

参照纸质文件材料归档范围，同时反映校区及各单位职能活动、具有考查和保存价值的电子文件均应列入归档范围。其中：

（1）多媒体类、图形、图片类

标明事由（事件）、时间、类型等。如20120607建校10周年庆典照片、20190218开学典礼录像。

数码照片原则上应是数字成像设备直接拍摄行程的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理，且应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

录音录像文件原则上以应以通用或开放格式收集、存储。录音电子文件归档格式为 WAV、MP３、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为 MPG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于８Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软硬件环境和相关数据。

（2）数据库及相关程序类

数据库文件指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。非通用格式的数据库档案要求连同管理软件、应用软件一并归档。

（二）归档资料保持完整性

具体归档人员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案资料分割开或遗漏。归档资料如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档；对较大的图表，要按“手风琴”方式折叠成 A4 纸大小。

（三）归档资料确保真实性

归档的纸质材料原则上要求为原件，要有具备法定效力印章（相关单位印章）或者单位主要负责人签字。如特殊原因无原件，应另附说明。

为加快完成以往资料的归档工作，减少责任单位归档工作量，建议各单位可先将归档资料纸质版或电子版整体打包交档案部门，由档案部门做预归档处理，并将需要提供纸质版的材料打印后返回责任单位用印或签字。

四、其他

（一）请各单位在2023年5月底之前完成资料归档及移交工作。

（二）各学院可参考附件1中《学院文件材料归档范围》（供参考）收集资料。

（三）师生本人或集体获奖材料原件存档案部门归入相应类别档案，可根据需要将复印件（加盖档案证明专用章）归入相应人事档案。

（四）涉密文件材料的归档，请各单位按照校区保密工作相关规定执行，不在本次归档工作范围内。

（五）为便于档案的利用，重大会议、重大活动、主题教育系列或各单位认为应按专项归档的资料等，均可按专项组卷交档案部门。

（六）重要会议、重大活动或多个部门联合工作所形成资料，由牵头单位负责相关资料归档移交。

（七）校区及各学院历次毕业典礼资料、照片（含毕业照）需归档。

五、联系方式

财务处请联系：张蕾，电话：86970378（7378）

校区办公室、党委组织部、党委宣传部、纪检监察办公室、科学技术处、发展规划处、人力资源处、资产管理处、各学院、研究院、各直属单位请联系：杜思璇，电话：13760288884

教务部、学生工作部、招生就业处、国际事务处请联系：陶春阳，电话：86970399（7399）

附件: 1.哈尔滨工业大学（深圳）归档材料范围指引（2023年4月修订）

             2.归档目录（模板及示例）

档案与校史馆

                               2023年4月20日